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Verborgene Umsatzpotentiale effektiv aktivieren.

04/2013

BildVertriebsmitarbeiter verbringen nur 10-20% ihrer Zeit mit aktiver Arbeit am Kunden.

Mehr Umsatz bei gleichen Kosten ergibt mehr Gewinn. Diese Rechnung ist einfach und jedem klar. Die Kernfrage lautet nur;  „Wie generiere ich mit meinem Unternehmen und meinem derzeitigen Vertrieb in einem Verdrängungsmarkt mehr Umsatz?“

Vor dieser Herausforderung stehen derzeit viele Vertriebsleiter, Manager und Unternehmensinhaber, dessen Unternehmen sich in einem wirtschaftlich schwierigen Markt befindet. Und das sind derzeit mehr, als uns die Statistiken glauben machen wollen.

Dazu gilt es eigentlich vorerst nur eine Frage zu klären, aus der sich fast alle Lösungen kristallisieren können:

Wie effizient und effektiv arbeitet Ihr Vertrieb wirklich und wo sind die brachliegenden Optimierungspotentiale?

Die Ergebnisse aus unserer täglichen Beratung zeigt immer wieder, dass im Vertrieb noch erhebliche Wachstumspotentiale liegen, die es zu heben gilt. Bereits vor 10 Jahren hat eine internationale Studie von Proudfoot eine erste Antwort darauf geben können, die bis zum heutigen Tage ihre Gültigkeit nicht verloren hat. Auch die erneuten Ergebnisse der Produktivitätsstudie einige Jahre danach, gehen in die gleiche Richtung.

Oftmals schätzen sich Vertriebe effizienter ein, als sie wirklich sind. Dies gilt sowohl für einzelne Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsteams und ganze Vertriebsorganisationen. Es besteht also ein erhebliches Potenzial, das auch kurzfristige Umsatzeffekte mit sich bringt. Oftmals ohne großartige Änderungen oder gewaltige Investitionen. Daher sollte der Effizienzsteigerung des Vertriebs eine spezielle Bedeutung eingeräumt werden.

Aus insgesamt 19 Ländern wurden weltweit mehr als 800 Führungskräfte verschiedener Großunternehmen der Privatwirtschaft zu dem Thema der Vertriebseffizienz befragt.

Diese kamen zu 47 % aus Europa, 38% aus USA, 14% aus Asien sowie 1% aus anderen Ländern. Folglich stellt die Studie einen weltweiten Querschnitt dar, sodass sich die nötigen Faktoren für die Effizienzsteigerung unter geringen Abstrichen auch auf den deutschsprachigen Wirtschaftsraum übertragenlassen. Im Übrigen spiegeln sich die Ergebnisse der Studie mit unseren Erfahrungen der letzten 11 Jahre aus unseren Beratungs- und Interim Projekten aus Deutschland und Europa. Insbesondere durch die Interim Projekte, bei denen wir meist über Monate tief in die internen Strukturen unserer Kunden und deren Vertriebsorganisationen eingebunden sind, kann immer wieder festgestellt werden, wie schnell und manchmal einfach, Optimierungen zum Erfolg führen können.

Dass viele Führungskräfte des Vertriebes dies nicht wahrhaben wollen, offenbart sich wiederum in der Studie “Die Suche nach den verlorenen Millionen“ Dort wird belegt, inwieweit die persönliche Einschätzung aus Vertriebsleitung und Vertrieb mit den tatsächlichen Fakten und Situationen auseinander klafft.

Die Fakten

Eines der Ergebnisse mit dem höchsten Optimierungspotential ist die Erkenntnis, dass die Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt nur 11% ihrer Zeit auf den aktiven Verkauf an Kunden verbringen und weitere 9% auf die Neukundengewinnung investieren. Also nur ca. 20% der kostbaren und kostenintensiven Vertriebsenergie auf die eigentliche Aufgabe konzentriert ist. Wichtig ist jedoch zu wissen, dass die beobachteten Vertriebsmitarbeiter glaubten doppelt so viel Zeit mit der aktiven Arbeit am Kunden zu verbringen als dies tatsächlich der Fall war.

Noch unterschiedlicher beurteilten die vertriebsverantwortlichen Manager die Situation. Beinahe drei Viertel der Befragten (72%) war der Meinung, dass ihre Verkäufer wesentlich mehr Zeit für den aktiven Verkauf an Kunden aufwenden als sie dies tatsächlich tun. Fast die Hälfte (49%) der Befragten Manager ging in der Studie sogar davon aus, dass ihre Verkäufer für diese Aktivität über 30% aufwenden, was auch noch sehr wenig wäre.

Selbst wenn die Annahmen des Managements (30% mit aktivem Verkauf) stimmen würden, bedeutet dies Ihr Vertrieb beschäftigt sich zu 70% seiner Zeit mit Aufgaben, die nicht im direkten Zusammenhang mit der Generierung von Umsatz stehen. Machen Sie eine sehr simple wie einfache Rechnung. Nehmen Sie die Vertriebskosten Ihres Unternehmens (Einkommen, Sozialabgaben, Nebenkosten wie Reisekosten und Auto) und halten sich den Betrag von 70% einmal vor Augen. Auch ohne sonstige Overheadkosten kommt hier bereits ein Betrag zusammen, aufgrund dessen es lohnend sein kann einmal über eine Optimierung nachzudenken.

Schaffen wir es gemeinsam, alleine mit einer Aktion den Vertrieb die richtigen Dinge tun zu lassen und nur 10% mehr Zeit mit der aktiven Arbeit am Kunden zu steigern, so könnte alleine eine Maßnahme zu einer erträglichen Umsatz- und Gewinnsteigerung beitragen. Am Beginn kann eine SALESperformance Analyse oder ein 1DAY Success Workshop stehen.

Das Management

Eine weitere Schwachstelle sehen 16% aller befragten Manager im eigenen Vertriebsmanagement. Die Gründe dazu mögen vielfältig sein. Aber auch diese Wahrnehmung können wir aus unserer aktiven Arbeit als Interim Manager und Vertriebsberater bestätigen. Sehr viel Zeit und Energie werden oftmals für nicht sehr effiziente administrative Arbeiten oder endlose Meetings mit bescheidenen Ergebnissen verbraucht, die wiederum bei der Führung der Mitarbeiter fehlt oder in Nacht- und Wochenendstunden kompensiert werden. Dies wieder führt irgendwann zum allgemein diskutierten Burnout, der in Unternehmen mittlerweile hohe Geldsummen verschlingt.

Vertriebsfremde Arbeiten

Ja. Die Themen sind komplexer geworden und erfordern mehr Generalisten. Aber, ein Vertriebsmitarbeiter verbringt lt. Studie im Schnitt 49% des Tages mit Tätigkeiten von Administration und/oder Problemlösungen. Diese erschreckende Zahl verstärkt sich darüber hinaus selbst in ihrer Wirkung, da gerade Vertriebsmitarbeiter meist nicht die geeigneten Menschen für administrative Aufgaben sind und zudem dafür viel zu teuer.

Die häufige Beschäftigung mit Problemen durch Vertriebsmitarbeiter bildet und fördert zudem eine sich potenzierende Spirale, die zusätzliche negative Energie auf den Spirit des einzelnen Mitarbeiters und des gesamten Vertriebes nach sich zieht. Ich habe Vertriebsorganisationen kennen gelernt, in denen mindestens die gleiche Zeit für internes „gemosere“ verbrannt wird, als für die Kundenbearbeitung. Mit welchem positiven Elan diese Mitarbeiter dann beim Kunden ankommen ist leicht nachvollziehbar. Doch gerade jene Mitarbeiter mit Kundenkontakt sollten schließlich nur so vor Begeisterung über das eigene Unternehmen,  das Produkt und die Dienstleistungen sprühen. Denn nur, wer selbst „brennt“, kann einen Kunden „entflammen“. Eine uralte Weisheit.

Leider ist man in den letzten Jahren sehr intensiv dazu über gegangen, den Vertrieb mit immer mehr vertriebsfremden Aufgaben zu betrauen, die von andern, spezialisierten Mitarbeitern besser, schneller und preiswerter zu erledigen wären. Während sich der Vertrieb wieder der direkten Arbeit am und mit dem Kunden widmen könnte und somit neue Umsätze generieren kann und die Kundenbindung verbessert.

Skills

Weniger als ein Drittel (31%) der Verkäufer ist während der Überprüfung fähig gewesen, in allen Vertriebs-Kernkompetenzen zu brillieren. Weitere 33% werden als verbesserungswürdig angesehen. Die Mehrheit (36%) wird sogar als schlecht bewertet. Auch hierbei ist oftmals eine ausgiebige Analyse der Mitarbeiter Fähigkeit der Schlüssel um dann die Mitarbeiter in den Aufgabenfeldern des Vertriebes einzusetzen, in denen sie wirklich gut sind und dies noch weiter zu fördern. In vielen Fällen unserer täglichen Arbeit mussten wir sogar feststellen, dass Mitarbeiter im Vertrieb eingesetzt wurden, die weder dazu geeignet waren, noch eine adäquate Ausbildung dazu hatten.

Fast zwei Drittel (60%) aller Führungskräfte identifizierten in der Proudfoot-Studie die Aus- und Weiterbildung als oberste Priorität für die Steigerung der Sales Performance. Gefolgt von einem verbesserten Marketing sowie einer intensiveren Unterstützung durch die Administration und den Vertriebsinnendienst. Am Ende der Nennungen folgen Investitionen in Technologien, die den Vertrieb unterstützen, verbesserte Vergütungsstrukturen und – weit abgeschlagen – mehr Personal im Vertrieb.

Unsere Erfahrungen aus der Praxis in Deutschland und Europa bestätigen diese Aspekte alle. Jedoch geht es nicht mehr wie früher um die rein fachliche Ausbildung, sondern zunehmend um erweiterte „Softskills“. Dazu gehören etwa die richtigen Denkweisen, Eigenmotivation, die Ausgeglichenheit und die ganzheitliche Betrachtung von Kunden und Kundenstrukturen sowie den daraus abgeleiteten, zielgerichteten Aktivitäten. In Zeiten immer vergleichbarer Produkte und Dienstleistungen ist der Unterscheidungsfaktor Mensch, zunehmend der Ausschlag zur Kaufentscheidung beim Kunden. Dies wirkt sich auch intensiv auf die Wandlung von Kundengesprächen zu Aufträgen aus.

Den Sack zu machen!

Mehr als die Hälfte der Führungskräfte (55%) gibt an, ihre Vertriebsteams seien bei der Umwandlung von Kundengesprächen in Aufträge oder Umsätze nur durchschnittlich oder schlecht. Die mangelnde Abschlusssicherheit, die teilweise auch aus mentaler Unsicherheit und erhöhtem Umsatz- und Leistungsdruck resultiert, ist in sehr vielen Fällen einer der ausschlaggebenden Punkte, weshalb die bereits aufgewendete Zeit und Energie in den Interessenten nicht häufig genug in einen Auftrag gewandelt werden kann. Es fehlt der Mut zum Abschluss oder sich ein Nein abzuholen. Der abschlussreife Kunde aber wartet vergeblich darauf. Auch das wurde neben der Studie auch in unseren SALESperformance Analysen in der Praxis bestätigt.

Ein Fünftel der befragten Unternehmen (22%) haben lt. Studie überdies keine separate Zielvorgabe des Vertriebs zur Effizienzsteigerung gesetzt. Dies ist auch im Jahre 2013, Jahre nach der Studie immer noch zu beobachten. Branchenabhängig jedoch sehr unterschiedlich. In den Hightech Branchen wie Telekommunikation, Informationstechnologie und Internet sind fast alle Vertriebe mit klaren Zielvorgaben ausgestattet. In anderen traditionelleren Branchen zum Beispiel, ist teilweise noch nicht einmal bekannt, dass Ziele im Vertrieb bei anderen Unternehmen üblich und normal sind.

Fazit:

Ineffizienzen sind unvermeidliche Bestandteile jedes Unternehmens, so auch in den Bereichen der Vertriebsorganisationen. Natürlich liegt es im Interesse des Managements sowie der Unternehmenseigner diese zu identifizieren und zu beseitigen. Nach den Phasen der Kostensenkungen und den Phasen des zahlengeführten Managements (Management by Excel) ist es nun an der Zeit, wieder die Stärken des Menschen ans Tageslicht zu fördern und zum Wohle aller Beteiligten nutzen.

Wenn es eine zentrale Botschaft der Studie von Proudfoot und unseren 11 Jahren Erfahrungen an Vertriebsanalysen geben kann, ist es die folgende:

Die meisten Vertriebsfunktionen sind in der Lage, wesentlich höhere Leistungen zu bringen als sie derzeit liefern. 20 bis 30% Steigerungen sind manchmal schon nach wenigen Monaten machbar, was sich je nach Geschäftsmodell auch kurzfristig in einer Umsatz- und Gewinnsteigerung niederschlägt. In einem Beispiel unserer Projekte konnte der Kunde eine 25%ige Umsatzsteigerung nach 6 Monaten verzeichnen. Angestoßen durch eine Handvoll konkreter Maßnahmen und konsequenter Umsetzung.

Diese Effizienzsteigerung zu erreichen ist jedoch nur möglich, wenn die Menschen in den entsprechenden Funktionen der Vertriebsorganisation mit den richtigen Fähigkeiten in Hard Skills, Soft Skills und der richtigen Grundeinstellung ausgestattet sind. Darüber hinaus müssen sie gut organisiert und motiviert, aber auch befähigt sein, ihre Ressourcen und die des Unternehmens nutzen zu können.

Nur so ist eine Steigerung der Vertriebseffizienz bzw. eine Effizienzsteigerung des gesamten Unternehmens möglich.

Die Zeiten des einsamen Wolfes als Vertriebsmitarbeiter sind endgültig vorbei. In der modernen Vertriebsorganisation ist Teamarbeit angesagt. Das bedeutet: Alle ziehen an einem Strang und möglichst in die gleiche Richtung. Gemeinsame Ziele mit einer höheren Vision helfen dabei, reichen aber nicht aus.

In diesem Sinne laden wir alle Geschäftsführer, Vorstände und Vertriebsleiter ein, die folgenden zehn Fragen für Ihre Vertriebsorganisation einmal zu überdenken, um mögliche Potenziale in der eigenen Vertriebseffizienz identifizieren zu können. Gerne unterstützen wir Sie dabei, denn die SALESperformance Analyse mit kurzfristigen Handlungsempfehlungen ist eine unserer Kernkompetenzen. Lassen Sie uns darüber reden.

WIE EFFIZIENT IST IHRE VERTRIEBSORGANISATION?

  1. Kennen Sie die Performance Ihres Vertriebes wirklich?
  2. Handelt Ihr Vertrieb wirklich kundenorientiert in Ihrem Sinne?
  3. Bekommen Sie an Umsatz, was Ihr Vertrieb wirklich leisten könnte?
  4. Wie viel Prozent der Arbeitszeit setzt Ihr Vertrieb aktiv für Kunden ein?
  5. Versteht Ihr Vertrieb Ihre Kunden wirklich richtig?
  6. Ist Ihr Vertrieb bei den „richtigen“ Kunden ausreichend vor Ort?
  7. Haben Sie Ihren Vertrieb einmal aus der Sicht Ihrer Kunden betrachtet?
  8. Transportiert der Vertrieb Ihre Alleinstellungsmerkmale zum Markt?
  9. Ist Ihre Organisation bereit, den Vertrieb optimal zu unterstützen?
  10. Ist Vertrieb und Kundenorientierung bei Ihnen Chefsache?

Zusatzfrage: Was denken Sie, wo steht Ihre Vertriebsmannschaft auf einer Skala von 1 bis 10 in Bezug auf „best in class“? Und wo hätten Sie gerne, dass Ihr Vertrieb steht?

Quellen: 11 Jahre Beratung der SALESgroup International  | Studie Proudfoot Consulting © 2013 SALESgroup International      WEB: www.sales-group.de  MAIL:  info@sales-group.de

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